Formie

Sommige klanten hebben een invulformulier op hun website. Hiervoor maken we gebruik van Formie. Ga in de backend via de navigatie aan de linkerkant naar Formie.

De meeste websites hebben enkel een contactformulier. Wij hebben dit dan al volledig voor jullie klaargezet en getest. Jullie moeten hier verder niets aan veranderen, maar jullie kunnen de velden, ingestuurde submissions en notificatie e-mails wel hier bekijken. De rest mogen jullie gerust overslaan.

Forms

Onder Forms vind je een overzicht van alle formulieren die wij voor jullie aangemaakt hebben.

In de Fields tab kan je zien uit welke velden het formulier momenteel bestaat en kan je velden toevoegen door het gewenste veld van de zijkant te slepen naar een oplichtende blauwe zone. Je kan een veld verwijderen door er op te gaan staan en via de drie puntjes die dan verschijnen op Delete te klikken.

• Wanneer je een invulveld toevoegt of op een bestaand klikt, moet je onder General een titel of label invullen, dit is de naam boven het veld, en eventueel bijkomende eigenschappen afhankelijk van het type veld.
• In de Settings tab kan je aanduiden of het veld verplicht in te vullen is of niet.
• Bij Appearance kan je onderaan verdere instructies meegeven. Hou bij het aanmaken van formulieren rekening dat niet iedereen altijd even goed begrijpt wat er precies moet ingevuld worden – wees daarom zo beschrijvend en duidelijk mogelijk bij het opstellen van invulformulieren.
• De andere velden en tabbladen zijn voor onze developers.

Vergeet niet om op Apply te klikken om al je wijzigingen op te slaan.

Er zijn twee types velden die je altijd moet voorzien in een formulier:

• Een privacy checkbox: omdat vanuit GDPR richtlijnen de privacy policy steeds verplicht gelezen en goedgekeurd moet worden, voordat bezoekers persoonsgegevens insturen.
• Een ‘submit’ of verzendknop: zonder deze knop kunnen bezoekers het formulier niet indienen.

Behaviour

Naast het juist instellen van de invulvelden, is het ook belangrijk om aan te duiden wat je wilt dat er gebeurt nadat een bezoeker het formulier heeft ingestuurd. Dit kan je doen onder de tab Behaviour.

Klik op de knop onder Action on Submit. Hier kan je kiezen tussen: een bericht tonen of doorverwijziging naar een andere entry (vb. Bedanktpagina). Daarnaast kan je ook doorlinken naar een andere URL of de pagina opnieuw laden. Dit laatste kan nuttig zijn wanneer de bezoeker meer dan één keer het formulier moet kunnen invullen.

E-mailnotifications

Tot slot is het ook belangrijk om eventuele e-mailnotificaties in te stellen. Voor elk formulier moet een ontvanger van de inzendingen ingesteld worden (de zogenaamde ‘admin’). Dit kunnen ook meerdere mailadressen zijn en dit is bovendien instelbaar per formulier. Het kan dus zijn dat een inzending van het contactformulier op jullie Engelse website naar een ander e-mailadres gestuurd wordt dan dat van de Nederlandstalige site. Wie binnen jullie bedrijf zou graag een bericht willen ontvangen voor elk ingevuld formulier?

Naast een mail voor de beheerder, stellen we ook een bevestigingsmail in die naar de inzender of User wordt gestuurd. We raden aan om steeds te vertrekken van bestaande “meldingsformulieren” of “notifications” die wij al voor het contactformulier hebben opgemaakt, op deze manier zijn jullie zeker dat alles juist ingesteld is.

• Hier kan je onder de tab Content het onderwerp en de inhoud van de mail ingeven voor de notificatie. ‘All forms fields’ wil zeggen dat alle velden van het formulier hier automatisch worden overgenomen.
  Hier is het belangrijk dat bij ‘Recipient Emails’ voor de Admin de ‘System Email’ ingesteld staat, en bij de User het veld 'E-mailadres' (of het e-mailadres van de klant). Dit kan je instellen door aan het einde van de lijn op het + icoontje te klikken en het juiste veld te selecteren. Het is belangrijk dat je dit voor elke email notificatie zo instelt, anders kan de e-mail mogelijks niet verstuurd worden. Kijk bij het ingestelde Contact formulier welke velden hier moeten ingevuld worden.
• Klik daarna op het tabblad Advanced. Hier dien je de From Name, From Email en Reply-to Email in te vullen. Kijk ook hier weer bij het ingestelde Contact formulier welke velden hier moeten ingevuld worden.
• Bij tabblad Preview kan je een voorbeeld van de mail bekijken.

Klik op Apply om je aanpassingen op te slaan.

Op sommige websites kunnen jullie zelf een nieuw formulier aanmaken om dit via de contentbuilder op een pagina te gebruiken, je kan dan best van een bestaand formulier vertrekken. Je kan dit doen door het bestaande formulier aan te vinken en onderaan via het tandwiel te dupliceren. Zo moet je niet van nul beginnen, en staan de verschillende settings al juist ingesteld.

Of je kan een nieuw formulier aanmaken. Hier kan je de titel van je formulier ingeven, dit dient enkel voor intern gebruik. Bij stencil selecteer je een bestaande stencil (vb. Contact form) en niet voor Blank form. De bestaande stencil is een template waarin al een aantal basisvelden op voorhand ingevuld werden. Werkt het formulier niet volledig volgens jullie wensen, laat het ons gerust weten.

Bij Submissions vind je een overzicht van alle inzendingen – of submissions – terug. Je kan op de blauwe link klikken om de details van het ingevulde formulier te zien.

In het overzicht van alle inzendingen, kan je onderaan rechts kiezen om alle inzendingen te exporteren, bijvoorbeeld wanneer je deze in bulk wil doorsturen.

Volgens de GDPR wetgeving en vanuit een privacy- en veiligheidsstandpunt zijn jullie verplicht om in de privacy-policy aan te geven hoe lang jullie de ingestuurde gegevens bewaren.

Daarom is het interessant om de ingestuurde gegevens af en toe te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer een bepaald evenement is afgelopen. Je kan een inzending verwijderen door deze vooraan aan te vinken en vervolgens onderaan via het tandwiel te verwijderen.

Tot slot kan je ook aangeven wanneer een bericht ongewenst is, of op spam lijkt. Op deze manier kan je de automatische spamfilter optimaliseren om gelijkaardige inzendingen in de toekomst automatisch te blokkeren.

Als laatste kan je nog de Sent notificaties bekijken. Dit is het bericht dat de bezoeker via e-mail ontvangt wanneer hij jullie formulier op de website heeft ingevuld.

Aarzel niet om ons te contacteren indien hier vragen over zouden zijn. Voor de uitgebreide versie van Formie geven we jullie graag een extra opleiding en maken we een sitespecifieke template aan van waaruit jullie kunnen vertrekken.